Angebotskonfigurator für KMU: schneller zum Angebot

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen beginnt ein Angebot mit einer E-Mail, in der die Hälfte fehlt. Es folgen Rückfragen, eine Kalkulation in der Tabelle und ein PDF, das Tage später verschickt wird. Ein Angebotskonfigurator verkürzt diesen Weg auf wenige Minuten. Er fragt, rechnet und übergibt eine Anfrage, die schon ein Angebot ist.

Was ein Angebotskonfigurator macht

Ein Angebotskonfigurator fragt Kunden auf der Website Schritt für Schritt nach allem, was für das Angebot nötig ist. Aus den Antworten berechnet er nach Ihren Regeln einen Preis oder eine Preisspanne. Ihr Vertrieb erhält eine vollständige, kalkulierte Anfrage statt einer offenen Frage. Bei The Cargo Brothers entsteht der Preis zum Beispiel aus Land, Fahrzeugtyp und Strecke.

Technisch ist er mit dem Produktkonfigurator verwandt. Der Unterschied liegt im Ziel: Ein Produktkonfigurator zeigt Varianten und führt oft direkt in den Warenkorb. Ein Angebotskonfigurator führt zu einem Angebot, das Ihr Team weiterbearbeitet. Wie ein Produktkonfigurator aufgebaut ist, erklärt der Artikel Was ist ein Produktkonfigurator?.

Wann er sich für KMU lohnt

Als KMU gelten nach der Empfehlung 2003/361/EG der EU-Kommission Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten und höchstens 50 Millionen Euro Jahresumsatz oder 43 Millionen Euro Bilanzsumme. Für die meisten von ihnen lohnt sich ein Konfigurator unter diesen Bedingungen:

• Ihre Preise ergeben sich aus wiederkehrenden Faktoren, etwa Menge, Strecke, Fläche, Gewicht oder Laufzeit.
• Viele Anfragen kommen unvollständig an und brauchen Rückfragen.
• Kunden vergleichen mehrere Anbieter und entscheiden sich für den, der zuerst antwortet.
• Die Kalkulation liegt bei einer einzigen Person und wird zum Engpass.

Treffen mindestens 2 der 4 Punkte zu, rechnet sich ein Konfigurator meist schnell. Trifft keiner zu, ist ein gut gebautes Kontaktformular oft die ehrlichere Wahl.

Wann er sich nicht lohnt

Nicht jedes Geschäft lässt sich in Regeln fassen. Wer nur wenige Aufträge im Jahr hat und jeder ganz anders aussieht, gewinnt mit einem Konfigurator wenig. Auch bei Leistungen, deren Preis erst nach einer Besichtigung feststeht, kann er höchstens die Vorarbeit übernehmen. Er sammelt dann Fotos, Maße und Wünsche ein, damit das erste Gespräch kürzer wird.

Wie die Umsetzung abläuft

Am Anfang steht die Kalkulation, nicht die Software. Wir gehen Ihre bisherige Angebotserstellung durch und schreiben die Regeln auf, nach denen Sie heute rechnen. Oft zeigt sich dabei, dass es mehr Ausnahmen gibt, als jemand im Kopf hatte.

Danach gestalten wir die Abfrage als klickbaren Entwurf. Erste Entwürfe der Abfrage sehen Sie in der Regel innerhalb von 48 Stunden nach dem Start. Erst wenn Reihenfolge und Formulierungen stimmen, wird programmiert. Getestet wird mit echten Angeboten aus Ihrer Praxis: Rechnet der Konfigurator dasselbe wie Ihr Vertrieb? Erst wenn die Antwort in jedem Testfall Ja lautet, geht er live.

Zum Schluss folgen Einweisung und Dokumentation. Preise und Zuschläge liegen getrennt von der Programmierung. Ihr Team kann sie ändern, ohne einen Entwickler zu rufen. Alle Schritte im Detail stehen auf der Seite zum Angebotskonfigurator.

Netto, brutto und Datenschutz

Zwei rechtliche Punkte gehören früh auf den Tisch. Der erste betrifft die Preise. Für Firmen genügen Nettopreise. Wer Verbrauchern Preise nennt, muss nach § 3 Abs. 1 PAngV den Gesamtpreis angeben. Ein Konfigurator kann beides, je nachdem, wer anfragt.

Der zweite betrifft die Daten. Ein Angebotskonfigurator sammelt Namen, Adressen und oft Projektdetails. Verarbeitet ein Dienstleister diese Daten in Ihrem Auftrag, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Wir benennen alle beteiligten Anbieter, damit Sie diese Verträge schließen können.

Ein Beispiel aus der Praxis

Für The Cargo Brothers, ein Unternehmen für Fahrzeugtransporte in Rumänien und Europa, hat Ovidiu Tărbuc eine Preis-Engine gebaut. Sie kalkuliert Transporte für viele Länder, Fahrzeugtypen und Strecken in Echtzeit und läuft live auf der Website. Kunden sehen den Preis, bevor sie anfragen, und das Team bearbeitet Anfragen, die bereits alle Angaben enthalten.

Das Prinzip lässt sich übertragen. Bei einem Messebauer wären es Fläche, Material und Termin. Bei einer Druckerei wären es Auflage, Papier und Veredelung. Die Regeln sind andere, der Ablauf bleibt gleich.

Was er kostet

Bei Alkeme Design kostet ein Angebotskonfigurator ab 800 € netto. Der Preis hängt vom Umfang der Kalkulation und den Anbindungen ab, etwa an ein CRM oder an E-Mail-Vorlagen. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie einen Festpreis, bevor die Arbeit beginnt. Alle Pakete im Vergleich stehen auf der Seite Preise.

Zum Vergleich: Konfigurator-Software im Abo kostet am Markt 199 € bis 599 € im Monat zzgl. USt. Über 36 Monate sind das 7.164 € bis 21.564 €. Welche Faktoren den Preis eines Konfigurators bestimmen, zeigt der Artikel Was kostet ein Produktkonfigurator?.

Was in die Vorbereitung gehört

Je besser die Vorbereitung, desto kürzer das Projekt. Diese vier Unterlagen helfen im Erstgespräch am meisten:

• 3 bis 5 echte Angebote der letzten Monate, mit dem Rechenweg dazu
• die aktuelle Preisliste mit allen Zuschlägen und Rabatten
• die Fragen, die Ihr Vertrieb bei fast jeder Anfrage zurückschickt
• die Systeme, in denen das Angebot heute landet, etwa CRM, E-Mail oder Tabelle

Der erste Schritt

Der beste Start ist eine Liste. Schreiben Sie auf, welche Angaben Sie für ein Angebot brauchen und wie Sie daraus heute den Preis berechnen. Diese Liste ist die Grundlage für das Erstgespräch und auch dann wertvoll, wenn Sie sich am Ende gegen einen Konfigurator entscheiden.